Definições iniciais

Abaixo estão alguns conceitos, termos utilizados e algumas informações adicionais sobre o Hipercusto ou sobre esse manual.

Sempre que você encontrar o símbolo em qualquer tópico desse manual, significa que a informação citada é muito importante, que a utilização da opção/módulo deverá ser executada com cautela ou que a execução do módulo/opção poderá trazer problemas ao funcionamento do sistema se as instruções apresentadas não forem seguidas.

Os termos apresentados abaixo pode ser diferentes dos termos apresentados na sua instalação, pois muitos deles podem ser renomeados pelo próprio usuário através do módulo de "Configuração do sistema".

Matérias-primas ou insumos: são todos os materiais utilizados (transformáveis ou não) na fabricação do seu produto como, por exemplo: farinha, aço, cimento, água, produtos químicos, fermento, linha, tecido, PVC, cobre. etc. Você deverá considerar também como "matérias-primas" aqueles produtos que você compra de terceiros e os incorpora no seu produto como: registros, tubos, painéis solares, elásticos, parafusos, teclados, botões, etc. ou aqueles que você compra prontos para serem revendidos.

Setores produtivos: são os locais físicos da empresa onde se realizam os trabalhos de transformação dos materiais até que os mesmos sejam considerados produtos ou semiacabados. Os setores produtivos também podem ser conhecidos como "processos produtivos", "centros de custos", "células de trabalho", entre outros. Veja alguns exemplos de setores produtivos: torno, plaina, máquina de costura, bordadeira, misturador, injetora, embaladora, controle de qualidade, forno, bancada de montagem, análises químicas, etc.

Taxas hora: são os custos ou valores de cada hora de funcionamento dos setores produtivos. Existem 3 custos/hora que deverão ser considerados em cada setor produtivo:

Custo hora de mão de obra direta (MOD): são os valores gastos no pagamento de salários, encargos sobre salários, provisões sobre salários e outros valores sobre os profissionais que atuam diretamente na operação das máquinas e/ou processos dos setores. Aqui também entram os valores com salários/encargos sobre os profissionais que atuam indiretamente na produção como: gerentes de produção, supervisores de fábrica, etc.
Custo hora de máquinas e equipamentos: são os valores/custos com aquisição e depreciação de equipamentos, manutenção das máquinas, contratos de manutenção, lubrificação, peças, etc.
Custo hora com gastos gerais de fabricação ou de produção: também conhecidos como "despesas gerais rateáveis", são os custos hora das demais despesas de cada setor produtivo como: aluguel, energia elétrica, consumo de água, IPTU, etc.

Prestadores de serviços ou terceirizados: são os processos executados por outra empresas e/ou terceiros, ou seja, aqueles realizados fora da empresa por prestadores de serviços (também conhecido por "terceirização de serviços"). Veja um exemplo, sua empresa manda efetuar um banho químico nas peças produzidas na empresa "A" que cobra por cada peça "banhada". Então essa empresa "A" é um prestador de serviços.

Semiacabados (ou kits na versão saúde): são partes ou peças de um produto qualquer que são produzidas separadamente e cuja soma ou montagem resulta no produto (ou em outro semiacabado). Os semiacabados não podem ser comercializados pela sua empresa pois eles são produzidos apenas para utilização em outro produto fabricado pela sua empresa.

Produtos ou produtos acabados (ou "exames" na versão saúde): é o produto final, produto comercializado ou o serviço realizado pela sua empresa. Além de poder ser vendido, um produto também pode ser utilizado na fabricação de outro produto ou até na fórmula de um semiacabado. A principal diferença entre produto e semiacabado é que os semiacabados não podem ser comercializados.

Refugos ou retrabalho: representa o percentual de perda que pode ocorrer na fabricação do seu produto ou as peças que não são aceitas pelo controle de qualidade da sua empresa.

Preparação de equipamentos (ou setup): é o tempo gasto para preparação do equipamento (setor produtivo) que será utilizado na fabricação do produto como, por exemplo, o tempo gasto no aquecimento ou limpeza das máquinas, troca de moldes, lubrificação do equipamento, etc.

Lote econômico: é a quantidade ideal de fabricação do produto em função dos tempos utilizados na preparação dos equipamentos. Por exemplo, depois que um determinado equipamento é limpo ele produz 10.000 peças quando deve passar por uma nova limpeza, então, nesse caso, o lote econômico é 10.000.

Fórmula para produção ou fabricação: representa a "receita", ou seja, todos os itens que são necessários para a fabricação de uma unidade do produto e/ou semiacabado. Na fórmula de fabricação/produção poderão ser utilizados: matérias-primas, setores produtivos, prestadores de serviços, semiacabados e/ou produtos. Um cuidado que você deve ter é que as quantidades informadas para cada "item" da fórmula são as necessárias para fabricação de uma unidade do produto e/ou semiacabado.

Quantidade para formulação: Em muitos casos o usuário não conhece as quantidades necessárias para a fabricação de uma unidade do produto, mas conhece as quantidades necessárias para fabricação de X unidades do produto, nesse caso o X representa a quantidade para formulação e que será utilizada pelo Hipercusto para obtenção das quantidades unitárias. Isso é muito comum na indústria química ou indústria alimentícia. Veja um exemplo: Minha empresa fabrica massa de tomate em potes de 1KG, porém o produto é fabricado em um tacho de 120KG onde entram 200Kg de tomate, 10Kg de açúcar, 30 litros de água, 1 litro de óleo e 2 kg de cebola. Repare que eu não conheço as quantidades para 1 Kg, porém conheço as necessidades para 120Kg então, nesse exemplo, a quantidade para formulação é 120 e caberá ao Hipercusto encontrar as quantidades necessárias para fabricação de uma unidade do produto.

Fase de fabricação: produtos com muitos passos produção ou componentes podem ter sua fórmula agrupada em "passos", também conhecido como "fase de fabricação". Quando a fórmula do produto é cadastrada por "fase" o Hipercusto permite conhecer o custo de cada um passo e assim detectar "gargalos" de custo na fórmula do produto.

Nível de fórmula: produtos complexos podem ser fabricado em partes que depois serão "agrupadas" para obtenção do produto final. Imagine uma caneta, onde primeiro fabricamos a ponta da caneta, onde depois a colocamos em um tubo com a tinta, depois colocamos o tubo da tinta dentro do corpo da caneta e finalmente temos a caneta pronta. A cada um desses semiacabados chamamos de nível (clique aqui para ver um exemplo de formulação de produto). O Hipercusto suporta centenas de níveis nas fórmulas dos produtos, porém dificilmente você encontrará necessidade de criar fórmulas mais de uma dezena de níveis.

Engenharia de fórmula: em alguns casos você encontrará produtos com fórmulas muito similares às fórmulas de outros produtos e, para facilitar a operação de cadastramento, o Hipercusto permite que você copie partes da fórmula de outros produtos para o que está sendo cadastrado e faça os ajustes nas quantidades e/ou tempo dos setores produtivos. Esse processo de "cópia" de fórmulas chamamos de "engenharia de fórmula".

Derivações de fórmula: já em outros casos é muito comum você criar um produto e depois modificar apenas alguns itens da fórmula gerando diversos produtos derivados do principal. Quando você consegue definir uma "regra" para as modificações que deverão ser efetuadas, você pode cadastrá-la no Hipercusto e ele se encarregará de criar os novos produtos. Isso é muito comum na indústria da confecção, onde você cadastra, por exemplo, uma camisa de um determinado modelo e depois tem que criar dezenas de outros produtos onde o único item que muda é a cor do tecido, cor dos botões, etc, então, bastar criar uma regra para substituição do tecido do produto base para cada uma das cores de tecidos e o Hipercusto irá criar os novos automaticamente. A esse processo de criação automática de novos produtos, chamamos de "derivação de fórmula".

Código: é uma das principais informações do sistema. É com base no código que você localizará uma matéria-prima, setor produtivo, prestador de serviço, produto, semiacabado, etc. No Hipercusto a grande maioria dos códigos pode ter até 15 posições alfanuméricas, isto é, ser composta por letras e/ou números. Ao definir a codificação que deverá ser utilizada, lembre-se que uma fez que um item for cadastrado a única informação que não pode ser modificada é o campo código. Sempre que possível, procure aproveitar os códigos utilizados no ERP da empresa, ou seja, se você já possui um cadastro de matérias-primas em outro sistema, e se ele atende suas necessidades, procure utilizar os mesmos códigos no Hipercusto, caso contrário, uma futura integração entre os dois sistemas pode ser dificultada.

Descrição: representa o nome ou descrição de uma determinada matéria-prima, setor produtivo, produto, prestador de serviços, etc. A maioria das descrições podem ter até 40 caracteres alfanuméricos e, diferente do campo código, os campos de descrição podem ser modificados sempre que for necessário.

Observações ou informações adicionais: presente na maioria dos cadastros, é um campo onde você poderá digitar qualquer informação adicional que julgue ser importante sobre o item como: modalidade de fornecimento, características técnicas, tipo de embalagem, etc.

Unidade de medida: é a unidade em que as matérias-primas, prestadores de serviços, produtos e semiacabados são manuseados na empresa. É muito importante que você sempre utilize na fórmula do produto (ou semiacabado) a mesma unidade com que o insumo foi cadastrado no sistema. Por exemplo, se você adquire uma matéria-prima em quilos e a cadastrou no sistema em quilos, então quando você for utilizá-la na fórmula deverá usar a mesma unidade (quilos ou frações de quilos). Outro exemplo, se você fabrica um semiacabado em litros, quando for utilizá-lo na fórmula dos produtos deverá utilizar essa mesma unidade (litros ou frações de litros). Entre as unidades mais comuns estão: quilos, gramas, litros, metros, peças, dúzia, cento, decilitros, mililitros, centímetros, polegadas, etc.

Grupo e subgrupo: também conhecido como família, define a maneira com que os principais cadastros deverão ser agrupados. Essa é uma informação opcional mas se você definir grupos e subgrupos úteis, terá maior facilidade na obtenção de relatórios futuramente. Por exemplo, você pode criar grupos de matérias-primas com o nome: "produtos químicos", "metais" e "ferragens" e dentro do grupo "produtos químicos" pode criar subgrupos chamados "importados" e "nacionais". Para o grupo "metais" você pode criar os subgrupos: "metais ferrosos", "metais não ferrosos" e para o grupo "ferragens" você pode criar os subgrupos: "parafusos", "puxadores", "dobradiças" e assim por diante.

Mark-ups: são as condições comerciais praticadas pela sua empresa e que deverão ser aplicadas sobre o custo de fabricação do produto para obter o preço de venda. Entre as diversas taxas que podem ser cadastradas no mark-up estão: comissões, encargos sobre comissões, fretes, impostos, despesas administrativas, despesas de vendas, resultado desejado, financiamento das vendas, etc.

Plano de contas: define a maneira com que as contas de despesas deverão ser "agrupadas" no sistema. Ao definir o plano de contas no Hipercusto você deverá informar qual o percentual dessa despesa que deverá ser alocado (rateado) como despesas administrativas, despesas de vendas, setores produtivos e outros. O percentual definido no campo "setores produtivos" é muito importante pois é com base nele que o Hipercusto conseguirá calcular a taxa hora de gastos gerais de fabricação (GGF) dos setores produtivos.

Moedas e indexadores: quando você utiliza matérias-primas adquiridas fora do Brasil, pode ser que você tenha que fazer o pagamento em outra moeda como Dólar ou Euro. Se você cadastrar as moedas nas quais as matérias-primas podem ser adquiridas, o Hipercusto se encarregará de efetuar a conversão das outras moedas para a moeda base automaticamente (desde, é claro, que você alimente no sistema as cotações de que devem ser utilizadas).

Valor de aquisição: é o valor que você paga por uma unidade da uma determinada matéria-prima ou pelo serviço de um determinado prestador de serviço. Lembre-se sempre de que o valor de aquisição cadastrado deverá ser para uma unidade de medida definida no cadastro. Por exemplo, se você informou que a matéria-prima é adquirida em quilos, então você deverá cadastrar o preço de compra para 1 kg da matéria-prima.

Custo: representa o valor que você gasta para fabricar uma unidade do seu produto e/ou semiacabado.

Cálculo do custo: é a operação responsável por calcular o custo de fabricação dos seus produtos ou semiacabados. No Hipercusto essa é uma operação extremamente rápida de ser realizada.

Preço de venda: é o valor de venda de uma unidade do seu produto. Lembre-se que o preço de venda é calculado aplicando-se o mark-up definido (condição comercial) no custo de fabricação do produto.

Clientes: são as empresas ou pessoas para as quais você comercializa os produtos fabricados.

Vendedores: são as pessoas da sua empresa ou representantes comerciais responsáveis pela comercialização dos seus produtos e que recebem algum comissionamento sobre as vendas efetuadas.

Funcionários: são os profissionais que trabalham nos setores produtivos da sua empresa. Apesar de você poder cadastrar todos os funcionários da empresa no sistema, para o Hipercusto apenas os profissionais que atuam direta ou indiretamente nos setores produtivos é que serão considerados no cálculo das taxa hora de mão de obra direta destes setores.

Salário: é o valor que o funcionário recebe no mês da empresa (ou para o número de horas cadastradas).

Encargos: são os valores que serão pagos pela empresa sobre o salário pago ao funcionário como: INSS, FGTS, etc,

Provisões: representa o valor que a empresa deverá "provisionar" mensalmente para arcar com as despesas que ocorrem periodicamente com os funcionários como: férias, 13º salário, multa sobre o FGTS no caso de demissão, etc.

Outras despesas sobre salários: são as demais despesas que incidem sobre os funcionários e que deverão ser consideradas para cálculo correto das taxas de mão de obra dos setores produtivos como: equipamentos de proteção individual, cestas básicas, plano de saúde, PCMSO, uniformes, etc.

Usuários: são as pessoas que utilizam o Hipercusto. Cada usuário cadastrado no sistema poderá executar apenas os módulos liberados para o mesmo. O administrador do sistema é a pessoa responsável pelo definição dos demais usuários e quais os módulos e/ou funções que poderão ser executadas pelos mesmos.

Backup: também conhecida como cópia de segurança, é a operação onde você copia todos os dados cadastrados no sistema para se proteger de perda de informações decorrentes de defeitos no equipamento, furto ou roubo de servidores, utilização indevida do sistema, vírus, etc. É muito importante realizar um backup dos dados diariamente e guardá-lo em local seguro. Veja, se você perder o Hipercusto poderá fazer do download do sistema em nosso site e a NatSam lhe poderá lhe fornecer outra licença porém os dados que foram cadastrados no sistema poderá ser recuperados apenas através de uma cópia de segurança efetuada anteriormente.

Licença de uso: é o que lhe dá direito a utilizar o Hipercusto. Lembre-se que o Hipercusto é licenciado, ou seja, a NatSam apenas lhe concede o direito de utilizar o sistema, de acordo com a modalidade de licenciamento adquirida. A licença é composta por uma chave de ativação que permite que apenas o usuário que conheça essa chave poderá utilizar o sistema. Você deve manter a chave de ativação em local seguro lembrando que se outra empresa acessar essa chave poderá acessar seu cadastro e, inclusive, contratar serviços de atualização junto a NatSam.

Chave de ativação: é um código alfanumérico que libera a utilização do Hipercusto na sua empresa.

Trocar dados: é a operação que permite que você importe dados de outros sistemas para o Hipercusto (e vice-versa) através de arquivos em disco. Isso evita que você tenha que redigitar informações que já estão cadastradas em outros sistemas. Por exemplo, se você possui um ERP com todo seu cadastrado de matérias-primas, você poderá solicitar que esse sistema gere um arquivo com esse cadastro e depois importá-lo no Hipercusto, o que evitaria a redigitação dessas informações.

Interface de integração: é a operação na qual o Hipercusto acessa diretamente o banco de dados outros sistemas para obtenção de dados e/ou atualização de informações.

Customização: é quando a NatSam desenvolve rotinas específicas para atender alguma necessidades da sua empresa. Essas customizações são incorporadas ao sistema e podem alterar o modo de funcionamento do Hipercusto.

Auditoria de uso: é um arquivo onde ficam registradas todas as operações que foram efetuadas no Hipercusto. Com base nessa auditoria é possível recuperar dados alterados indevidamente ou identificar o usuário que realizou determinada tarefa no sistema.