Módulo de vendas
Este módulo é utilizado para calcular os preços de comercialização dos seus produtos, negociar os preços com os clientes, registrar as vendas, emitir orçamentos, enviar orçamentos por e-mail, etc.
Abaixo está um exemplo da tela do módulo de vendas:
As principais informações deste módulo são: (aba "Itens da Venda / Orçamentos"):
- (1) Dados principais do pedido como:
- Cliente: deverá ser informado o código do cliente para o qual o pedido de venda ou orçamento está sendo emitido. Se não souber o código, você poderá localizar o cliente desejado utilizando o botão de pesquisa
e se ele ainda não tiver sido cadastrado você poderá usar o botão
para acionar o módulo de manutenção do cadastro de clientes.
- Vendedor: deverá ser informado o código do representante ou vendedor que está efetuando a venda. Assim como acima, você poderá localizar o vendedor utilizando o botão de pesquisa
e se ele ainda não tiver sido cadastrado você poderá usar o botão
para acionar o módulo de manutenção do cadastro de vendedores. Dependendo da configuração do sistema, pode ser que o campo "código do vendedor" não possa ser alterado.
- nº Pedido ou Orçamento: aqui deverá ser informado o número do pedido de venda (ou orçamento) que está sendo emitido. O Hipercusto pode ser configurado para numerar os pedidos automaticamente (consulte o tópico "Configuração do sistema" para maiores informações).
- Data emissão: você deverá especificar a data em que o orçamento está sendo emitido/cadastrado (a data também pode ser preenchida automaticamente pelo sistema).
- Tipo: aqui você deverá informar se o pedido que está sendo cadastrado é de uma Venda concretizada ou se ele é apenas um Orçamento (e que ainda deverá ser aprovado pela empresa e/ou pelo cliente).
- Data validade: opcionalmente você poderá informar a data de validade do orçamento.
- Previsão entrega: aqui poderá ser fornecido a data prevista de entrega do pedido.
- (2) Informações sobre o produto que está sendo comercializado, onde será exibida uma das seguintes imagens:
quando o item em questão não possuir nenhum alerta. Você poderá pressionar esse botão para obter maiores informações sobre o produto que está sendo vendido, últimas compras do cliente, lote econômico do produto, etc.
quando houver algum alerta para o item. Pressione esse botão para exibir um menu com informações adicionais sobre o problema (e clique na opção correspondente). No menu exibido os itens que merecem atenção estarão sinalizados pelo sinal
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- (3) Produto que está sendo vendido: Nesta coluna deverá ser especificado o código do produto que está sendo adquirido pelo cliente. Você poderá informar o código diretamente ou pressionar o botão de pesquisa
para pesquisar um produto no cadastro.
- (4) Nessa coluna será exibida a descrição do produto selecionado (ao lado da descrição estará a unidade de comercialização do produto).
- (5) Nessa coluna deverá se especificado o código do mark-up que deverá ser utilizado no cálculo do preço de venda. Você poderá informar o código diretamente ou pressionar o botão de pesquisa
para localizar um mark-up no cadastro. Se você deixar o cursor em cima do código do mark-up o sistema exibirá o nome do mesmo.
- (6) Aqui deverá ser especificada a quantidade que está sendo comercializada do produto.
- (7) É o preço unitário que deverá ser praticado e será calculado pelo Hipercusto tomando como base o custo de fabricação e o mark-up fornecido. Se for necessário, você poderá modificar o preço e, quando isso ocorrer, na coluna ao lado (8) será exibido um dos seguintes sinais:
indica que o preço de venda é maior que o preço calculado pelo sistema.
indica que o preço de venda é menor que o preço de venda calculado pelo sistema.
Em ambos os casos, se você deixar o cursor posicionado em cima do preço fornecido o sistema exibirá o preço que deveria ser praticado para obter a rentabilidade definida no mark-up. Se o sistema estiver configurado para trabalhar com resultado mínimo/máximo de venda, então os sinais exibidos nessa coluna serão:
indica que o preço de venda digitado é maior que o calculado pelo sistema (o resultado obtido está acima do resultado máximo com aprovação automática) e o mesmo só poderá ser praticado com aprovação de um gerente.
o preço de venda digitado é maior que o calculado pelo sistema mas ele poderá ser praticado e será automaticamente aprovado pelo sistema, isto é, não haverá necessidade de aprovação de um gerente pois o resultado obtido está abaixo do resultado máximo autorizado.
o preço de venda digitado é maior que o calculado e o resultado obtido está acima do resultado máximo que poderá ser praticado para uma venda.
indica que o preço de venda digitado é menor que o preço de venda calculado pelo sistema (o resultado obtido está abaixo do resultado mínimo com automática) e o mesmo só poderá ser praticado com aprovação de um gerente.
o preço de venda digitado é menor que o calculado pelo sistema mas ele poderá ser praticado e será automaticamente aprovado pelo sistema (não haverá necessidade de aprovação de um gerente).
o preço de venda digitado é menor que o calculado e o resultado obtido poderá trazer prejuízos para a empresa e não poderá ser praticado.
- (9) Representa valor total do item (quantidade x preço unitário).
- (10) É o valor total do item acrescido dos impostos destacados como IPI ou ICMS/ST. Se o produto não possuir impostos destacados, o valor dessa coluna será o mesmo da coluna anterior..
- (11) Representa a margem de contribuição total que a venda do produto, no preço de venda fornecido, trará para a empresa (em valor e em percentual).
- (12) Indica quanto a margem de contribuição do item representa em relação a todos os itens do pedido.
- (13) O botão
Efetua a decomposição do preço que está sendo praticado, isto é, exibe os valores para cada uma das taxas do mark-up selecionado.
- (14) O botão Permite acionar um menu contendo as seguintes opções:
- Novo item: inclui um novo item no pedido.
- Excluir item: exclui o item selecionado do pedido.
- Observações / comentários do item: permite o cadastramento de observações ou comentários para o item selecionado.
- Alterar taxas do mark-up: permite modificar as taxas do Mark-Up utilizadas no cálculo do preço de venda (clique aqui para um exemplo dessa opção).
- Recuperar taxas do mark-up: essa opção fará com que quaisquer modificações efetuadas nas taxas do mark-up (opção acima) sejam ignoradas e que os valores das taxas retornem aos definidos no cadastro de mark-up.
- Recalcular preço de venda deste item: uma vez que você poderá modificar o preço de venda calculado pelo sistema, você poderá selecionar essa opção para cancelar a modificação de preço efetuada recuperando, assim, o preço de venda para esse item.
- Recalcular preço de venda de todos os itens: similar a opção anterior, porém recuperará o preço de venda de todos os itens do pedido exibido para o calculado pelo sistema (utilizando as taxas definidas no mark-up).
- Copiar taxas deste item para os demais: essa opção copia as taxas do item selecionado para os demais itens do pedido. Útil apenas se você modificou as taxas do mark-up utilizando a opção "Alterar taxas do mark-up").
- Últimas compras deste produto pelo cliente: exibe as últimas compras deste item pelo cliente (similar a opção já descrita anteriormente).
- Consultar dados do produto: exibe informações adicionais do produto (similar a opção já descrita anteriormente).
- Necessidades de insumos para este item: totaliza e exibe as quantidades de insumos (matérias-primas e prestadores de serviços) necessário para fabricar o item que está sendo comercializado (clique aqui para maiores informações sobre essa opção).
- Necessidades de insumos para o pedido: totaliza e exibe as quantidades de insumos necessários para fabricar todos os itens do pedido (clique aqui para maiores informações sobre essa opção).
Se o pedido for um orçamento, neste botão/menu também serão exibidas as seguintes opções:
- Recalcular o preço deste item usando o custo atual do produto: esta opção recalculará o preço de venda do item selecionado utilizando o custo atual de fabricação. Utilize esta opção apenas se você estiver alterando um orçamento antigo e deseja recalcular o preço de venda do item utilizando o custo atual de fabricação do produto. Para orçamentos cadastrados no dia (ou recentes) essa opção pode não ter utilidade, visto que o preço exibido já foi calculado tomando como base o custo mais recente do produto.
- Recalcular o preço de todos os itens usando os custos atuais dos produtos: similar à opção acima, porém, recalculará o preço de venda de todos os itens especificados no orçamento.
- Reavaliar a M.C. deste item usando o custo atual do produto: esta opção recalculará a margem de contribuição do item utilizando o custo de fabricação atual do produto. É útil quando um cliente demora para aprovar um orçamento e você deseja verificar a M.C. que será obtida com o custo atual de fabricação do produto e decidir se poderá manter os preços da época para o cliente ou se os preços deverão ser renegociados. Para orçamentos cadastrados no dia (ou recentes) essa opção pode não ter utilidade visto que o preço exibido já foi calculado tomando como base o custo mais recente do produto.
- Reavaliar a M.C. de todos os itens usando os custos atuais dos produtos: similar à opção acima, porém, recalculará a margem de contribuição de todos os itens especificados no orçamento.
- Recalcular o preço deste item usando o custo atual do produto e mantendo aproximadamente o mesmo % de M.C.: esta opção recalculará o preço de venda de modo que você obtenha o mesmo percentual de margem de contribuição do item que você teria na data em que o orçamento foi emitido . Utilize esta opção quando um orçamento enviado para o cliente perde sua validade e você deseja enviar um novo orçamento para o cliente, com preços que mantenham a margem de contribuição que seria obtida na data em que o pedido foi cadastrado.
- Recalcular a preço de todos os itens usando os custos atuais dos produtos e mantendo aproximadamente o mesmo % de M.C.: similar à opção acima, porém, recalculará os preços de todos os itens especificados no orçamento.
- Recalcular o preço deste item usando o custo atual do produto e mantendo aproximadamente o mesmo valor da M.C.: esta opção recalculará o preço de venda de modo que você obtenha o mesmo valor de margem de contribuição do item que você teria na data em que o orçamento foi emitido . Utilize esta opção quando um orçamento enviado para o cliente perde sua validade e você deseja enviar um novo orçamento para o cliente, com preços que mantenham a margem de contribuição que seria obtida na data em que o pedido foi cadastrado.
- Recalcular a preço de todos os itens usando os custos atuais dos produtos e mantendo aproximadamente o mesmo valor de M.C.: similar à opção acima, porém, recalculará os preços de todos os itens especificados no orçamento.
- (15) Indica quanto das despesas apropriadas para o produto já foram "pagas" no período (será exibido apenas para os produtos que, no fechamento do período, receberam uma parcela das despesas da empresa.
- (16) Totalização do pedido: exibe o valor total do pedido e os valores que serão "gastos" nos pagamentos de cada um dos grupos de taxas do mark-up.
- (17) É a margem de contribuição total que todo o pedido trará para a empresa.
- (18) Clique nesse botão para exibir uma tela totalizando o pedido pelas unidades de medida, peso, volume e comprimento.
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Além dos botões normais de inclusão, alteração e pesquisa, aqui você encontrará também:
- Marca como reprovado: (exibido ao pressionar o botão "Excluir" para um orçamento de vendas) para indicar que o orçamento foi reprovado.
- Excluir do sistema (apagar): (exibido ao pressionar o botão "Excluir") apaga o pedido ou orçamento do sistema (elimina o mesmo do banco de dados).
- Emitir: emite o pedido de venda ou orçamento de venda obedecendo o modelo/lay-out definido no sistema. Ele poderá ser exibido na tela, enviado para a impressora ou gerado no padrão PDF. Aqui também será possível emitir um relatório com o detalhamento das taxas de cada item do pedido (e de todo o pedido) e exportar os itens exibidos na tela em XLSx ou em PDF.
- Tarefas: aqui você poderá:
- Histórico / acompanhamento: registrar toda a negociação do orçamento com o cliente, permitindo futuramente recuperar toda a negociação realizadas e/ou verificar quando o pedido em questão foi enviado para o cliente.
- Enviar por e-mail: envia o orçamento/pedido por e-mail para o cliente (será exibida uma tela para que você forneça o(s) e-mail(s) do(s) destinatário(s)).
- Aprovar orçamento: selecione essa opção para indicar que o orçamento foi aprovado (essa opção será exibida apenas se o registro selecionado for um orçamento de venda).
- Reprovar orçamento: selecione essa opção para indicar que o orçamento foi reprovado (essa opção será exibida apenas se o registro selecionado for um orçamento de venda).
- Duplicar orçamento: gera uma cópia do orçamento que está na tela, com os mesmos dados e informações (útil quando se deseja criar um novo orçamento tomando como base um orçamento já cadastrado). Ao selecionar essa opção, você deverá informar se o novo pedido deverá ter os dados idênticos ao do pedido original ou se a M.C. de cada item deverá ser recalculada utilizando os custos atuais dos produtos.
Outra aba disponível nesse módulo é "Informações para pagamento / observações" onde você poderá especificar:
- Informações para pagamento: é um campo "livre" onde você poderá especificar a condição de pagamento acordada com o cliente. Repare que os dados cadastrados aqui são apenas informativos.
- Observações adicionais ou informações complementares: é um segundo campo "livre" onde você poderá indicar informações adicionais sobre o pedido. Assim como a opção anterior, os dados fornecidos aqui são apenas informativos.
Análise da venda / orçamento
Essa página exibe um resumo dos valores do pedido, totalizados por cada uma das taxas do mark-up e exibe um gráfico com o acompanhamento das vendas realizadas. Abaixo está um exemplo dessa tela:
Os principais dados apresentados são:
- (1) Decomposição do preço de venda: aqui são apresentados os valores que serão pagos para cada uma das taxas definidas no mark-up. Os valores apresentados representam os totais para todos os itens cadastrados no pedido de venda (ou orçamento). Se desejar conhecer os valores para um item específico, use o botão
que está ao lado do item (na primeira página desta tela). Se necessário, você poderá exportar os dados da decomposição em XLS ou em PDF, para isso, clique com o botão direito do mouse em cima dessa região e selecione o modo de exportação desejado.
- (2) Gráfico dos grupos de taxas/despesas: Aqui temos um gráfico (estilo pizza) com a decomposição efetuada (totalizado pelos grupos do mark-up).
- (3) Gráfico dos grupos de taxas/despesas: Apresenta os mesmos dados do gráfico anterior porém no estilo de barras.
- (4) Gráfico do período: neste gráfico você encontrará as seguintes informações:
- MC. vendas: representa a margem de contribuição obtida para todas as vendas do período (mês) totalizadas dia a dia (os números do eixo inferior representam cada uma dos dias do mês em questão). Essa barra poderá ser impressa de duas cores:
- Azul escuro: indica que a margem de contribuição das vendas ainda está sendo utilizado para pagar as despesas da empresa.
- Verde: indica que todas as despesas da empresa já foram "pagas" e que, teoricamente, o resultado obtido representa lucro para a empresa.
- Despesas do mês: linha horizontal (sinalizada por um quadrado vermelho) representam as despesas da empresa para o mês.
- MC. acumulada: essa linha (sinalizada por um losango verde) indica a evolução da margem de contribuição no período. Quando essa linha ultrapassar a linha de despesas então todas as despesas da empresa já foram pagas e as vendas a partir deste instante representam lucro para a empresa.
- MC. orçamentos: essa linha (sinalizada por um triângulo laranja) representas a margem de contribuição dos orçamentos ainda não confirmados pelo cliente. A margem de contribuição desses orçamentos somente poderão ser contabilizados quando estes orçamentos forem aprovados pelos clientes.
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Se você configurou o Hipercusto para utilizar apenas um mark-up por pedido, então sua tela de vendas será similar a tela abaixo:
Na imagem acima o campo que indica o mark-up para o pedido foi destacado por uma moldura vermelha, onde poderá digitar o código do mark-up que deverá ser utilizado, clicar no botão para procurar um mark-up ou clicar no botão
para modificar as taxas que devem ser utilizadas. Veja que não foi exibida a coluna "Mark-up" (que ficava ao lado da unidade do produto) pois você definiu que deverá ser utilizada uma única condição comercial para todo o pedido.